Zasady proceduralne przy odwoływaniu proboszczów zostały szczegółowo opisane w Kodeksie prawa kanonicznego. Otóż proboszcz może zostać odwołany z parafii przez biskupa diecezjalnego, jeżeli jego posługiwanie staje się szkodliwe albo przynajmniej nieskuteczne (kan. 1740 KPK).
Zgodnie z kan 1741 KPK przyczyny, dla których proboszcz może być odwołany z parafii zgodnie z przepisami prawa, są przede wszystkim następujące:
- sposób postępowania, który przynosi kościelnej wspólnocie poważną szkodę lub zamieszanie;
- nieudolność albo trwała choroba umysłowa lub fizyczna, która czyni proboszcza nieużytecznym w wypełnianiu jego zadań;
- utrata dobrej opinii u uczciwych i poważnych parafian lub niechęć w stosunku do proboszcza, które według przewidywania szybko nie ustaną;
- poważne zaniedbywanie lub naruszanie obowiązków parafialnych, które trwa mimo upomnienia;
- złe zarządzanie dobrami doczesnymi, z wielką szkodą dla Kościoła, ilekroć nie można zaradzić temu złu w inny sposób.
Pierwszym etapem procedury jest przeprowadzenie przez biskupa diecezjalnego badania, czy istnieje obiektywna i realna przyczyna określona prawnie, powodująca, że posługiwanie proboszcza jest szkodliwe lub przynajmniej nieskuteczne. Jeżeli na podstawie przeprowadzonego badania stwierdzi się, że istnieje taka przyczyna, biskup omawia sprawę z dwoma proboszczami, wybranymi z zespołu ustanowionego na stałe w tym celu przez radę kapłańską na wniosek biskupa. Jeśli biskup dojdzie następnie do wniosku, że należy przystąpić do odwołania, to podając – do ważności – przyczynę i argumenty, radzi proboszczowi po ojcowsku, by zrezygnował w ciągu piętnastu dni (kan 1742 § 1 KPK).
Jeżeli proboszcz w wyznaczonym terminie nie odpowie, biskup powinien ponowić wezwanie, przedłużając czas użyteczny na odpowiedź, natomiast jeżeli biskup stwierdzi, że proboszcz otrzymał drugie wezwanie i nie odpowiedział, chociaż nie miał żadnej przeszkody, albo jeżeli proboszcz odmawia złożenia rezygnacji bez podania powodów, biskup powinien wydać dekret odwołania (kan 1742 KPK).
Jeżeli zaś proboszcz podważa podaną przyczynę i jej podstawy, przytaczając motywy, które wydają się biskupowi niewystarczające, biskup, do ważności swego działania (kan. 1745 KPK):
- powinien wezwać proboszcza, by ten, przejrzawszy akta, zebrał w pisemnej relacji swoje zastrzeżenia, a nawet przytoczył przeciwne dowody, jeżeli takie posiada;
- następnie, po uzupełnieniu instrukcji w razie potrzeby, powinien rozważyć sprawę z tymi samymi proboszczami, o których mowa w kan. 1742 § 1, chyba że z powodu niemożności ich działania trzeba wyznaczyć innych;
- wreszcie powinien zdecydować, czy proboszcza należy odwołać, czy też nie, i natychmiast wydać w tej sprawie dekret.
Usunięty proboszcz może złożyć prośbę do biskupa o odwołanie dekretu. Ma też prawo wniesienia rekursu do Kongregacji Duchowieństwa.
Należy podkreślić, że procedura usunięcia proboszcza jest ściśle określona prawem, a ważność podejmowanej przez biskupa diecezjalnego decyzji może zależeć od ich dokładnego stosowania.